Na prvním místě protokol
Jasně oddělená závada, provedená práce a doporučený další postup. Fotografie s popisky vysvětlí zjištění. Výsledkem má být přehledné PDF pro zákazníka i kancelář, případně jako podklad pro řešení škody.
ZAKÁZKY, VÝJEZDY, PLÁNOVÁNÍ A SERVISNÍ PROTOKOLY
Od poptávky
k protokolu a podkladům k fakturaci.
ActiLane je software pro servisní a montážní firmy i živnostníky. Zakázky, plánování výjezdů, servisní protokoly a evidence práce na jednom místě. Vyvíjíme ho tak, aby kancelář nemusela po výjezdu znovu dohledávat, co technik zjistil, opravil a spotřeboval.
ACTILANE / 01
- Poptávka zákazníka
- Zakázka a plánování
- Výjezd technika
- Práce a protokol
- Podklady k fakturaci
Jedna zakázka propojuje zákazníka, kancelář i technika.
ZAKÁZKY, VÝJEZDY, PLÁNOVÁNÍ A SERVISNÍ PROTOKOLY
PRO FIRMY I ŽIVNOSTNÍKY
Servis a montážeInstalatéři a elektrikářiTopení a klimatizaceDveře, vrata a stíněníÚdržba objektůSamostatní řemeslníci
SERVISNÍ PRÁCE S JASNÝMI PODKLADY
Servisní protokol
přímo u zakázky.
Co zákazník potřeboval? Co technik zjistil, opravil a doporučil dál? Protokol má na tyto otázky odpovědět a propojit fotografie se zjištěním. Pro zákazníka, kancelář i jako podklad při jednání s pojišťovnou.
Z poptávky zakázka
Zapište požadavek ručně, sledujte průběh domluvy a pro dohodnutou práci vytvořte zakázku. Zákazník, adresa i zadání zůstanou pohromadě.
Naplánovat výjezd, zapsat práci
Přiřaďte technika nebo tým, seskupte blízké adresy a spočítejte trasu i vzdálenost. Práci, materiál a dopravu zapište k zakázce jako podklad pro vyúčtování.
Vyfotit závadu, popsat zjištění a zapsat práci, dokud je vše čerstvé. Protokol pak zákazníkovi i kanceláři vysvětlí, co se při výjezdu odehrálo.
SERVISNÍ PROTOKOL V PRAXI
Podklady pro zákazníka i pojišťovnu.
Příklad ze servisu dveří: technik zapíše závadu, provedenou práci a doporučení opravy. Zákazník dostane přehled o výjezdu. Kancelář má podklady pro další práci i pro doložení průběhu opravy při řešení škody.
V kanceláři
Zapsat poptávku, založit zakázku a naplánovat výjezd. Zadání a údaje zákazníka zůstávají u zakázky.
V terénu
Otevřít zadání na telefonu. Do protokolu zaznamenat zjištění, provedené práce, fotografie a doporučení.
VZOROVÝ PROTOKOL / 1042
Protokol o servisu dveří
- Zakázka / výjezd
- Zakázka 1042 · výjezd 01
- Místo
- Provozovna A · zadní vstup
- Technik
- Technik A · úterý, 09:00–10:30
- Zjištění na místě
- Dveře se nedovírají. Díl dovírače je opotřebený.
- Provedené práce
- Dovírač seřízen. Opotřebený díl je ještě potřeba vyměnit. Zjištění dokládá fotografie s popiskem.
- Technický závěr
- Domluvit další návštěvu kvůli výměně dílu. PDF pro zákazníka spojí zjištění, provedené práce a doporučený postup.
Jak to funguje
Od poptávky k protokolu a podkladům k fakturaci.
Požadavek zákazníka určí zadání. Plán výjezdu, zjištění technika a soupis práce tvoří základ pro protokol i vyúčtování. Podklady zůstávají u jedné zakázky.
Poptávka
Zapište požadavek a kontakt zákazníka. Sledujte, zda je poptávka nová, kontaktovaná nebo domluvená. Kolega tak ví, na čem jste se zákazníkem skončili.
Zakázka a plánování výjezdů
Z domluvené poptávky vytvořte zakázku. Určete termín a technika nebo tým. Seskupte adresy, spočítejte trasu a vzdálenost pro plán denních výjezdů. Další návštěvy zůstanou u stejné zakázky.
Servisní protokol
Oddělte zjištěný stav od provedené opravy a doporučeného dalšího postupu. Připojte fotografie s popisky a připravte PDF pro zákazníka, případně jako podklad k řešení pojistné události.
Evidence práce
Zapisujte práci, materiál a dopravu už během výjezdu. Podklady zůstanou u zakázky pro kontrolu a vyúčtování, místo abyste je později sestavovali zpaměti.
Podklady k fakturaci
Práce, materiál a doprava tvoří položky pro vyúčtování. Na jejich základě půjde také porovnat cenu zakázky s náklady. Vystavení faktury a propojení s účetnictvím jsou navazující kroky.
Co vás možná zajímá.
Kdy si můžeme produkt vyzkoušet?
První verzi vyvíjíme. Přihlášení a firemní účty ověřujeme v neveřejné verzi, servisní postup dál vzniká. Web představuje tento rozsah, ne dostupnou aplikaci. Datum veřejného spuštění zatím není stanovené. Napište nám, probereme váš pracovní postup a dostupnost.
Kolik bude produkt stát?
Produkt bude mít základ a volitelné placené moduly. Ceny, limity a podmínky vyzkoušení ještě nejsou stanovené. Seznámíme vás s nimi před rozhodnutím o používání.
Kde bude pracovat kancelář a kde technik?
Ve webovém prohlížeči na počítači nebo telefonu, se zadáním, plánem výjezdu a protokolem u zakázky. Samostatná mobilní aplikace a plná práce bez internetu nejsou součástí prvního rozsahu. Obnovení rozepsaného záznamu po přerušení ještě potřebujeme ověřit; není to příslib offline synchronizace.
Lze protokol použít při jednání s pojišťovnou?
Protokol spojí zjištění technika, fotografie a záznam o práci jako podklad pro řešení škody. Nenahrazuje znalecký posudek ani nezaručuje pojistné plnění. Konkrétní požadavky na dokumenty je potřeba ověřit u pojišťovny pro danou pojistnou událost.
Jak plánování výjezdů navazuje na fakturaci?
V nejbližším rozsahu počítáme s adresami, termíny a přiřazením technika nebo týmu. Patří do něj také výpočet trasy, vzdálenosti a seskupení blízkých adres. Skutečná práce, materiál a doprava pak tvoří podklady k fakturaci. Nejde o sledování vozidel ani příslib nejvýhodnější trasy.
Jak zákazník dostane hotový protokol?
Prvním výsledkem má být zkontrolovaný protokol v PDF. Podpis zákazníka na displeji a automatické odeslání e-mailem jsou plánované; jejich dostupnost potvrdíme před otevřením přístupu. Stávající data zákazníků se automaticky nepřenášejí.
Bude ActiLane vystavovat faktury?
Nejprve připravíme položky práce, materiálu a dopravy pro vyúčtování. ActiLane nenahrazuje účetní systém. Pro pozdější propojení zvažujeme iDoklad, integrace ani její dostupnost zatím není potvrzená. Finanční přehledy mají navazovat na stejné záznamy zakázky.
VÁŠ POHLED NA ActiLane
Co by vám usnadnilo práci?
Napište, jaké zakázky řešíte a co vám v aplikaci nesmí chybět. Vaše podněty projdeme, ozveme se osobně a probereme možnosti doplnění.
Napsat dotaz
Odkaz otevře vaši e-mailovou aplikaci. Pokud ji nemáte nastavenou, zkopírujte adresu do své pošty.
Jde o osobní odpověď na váš dotaz, ne o přihlášení k novinkám. Neposílejte údaje zaměstnanců ani zákazníků.
Ochrana osobních údajů